Crear una Base de Datos en Excel con VBA

Para crear una base de datos en Excel y usando Visual Basic for Applications (VBA), lo primero es aprender a crear una pequeña base de datos en Excel utilizando macros con código VBA. La base de datos del presente articulo, será una tabla sencilla para almacenar información sobre clientes potenciales, pero podría adaptarse según las necesidades.

Paso 1: Preparar el Libro de Excel

1. En principio abre Microsoft Excel y crea un nuevo libro en blanco.
2. Renombra la primera hoja como «Base de Datos» para que sea más fácil identificarla.

Paso 2: Habilitar la Pestaña de Desarrollador

Para acceder al entorno de programación VBA, necesitamos habilitar la pestaña «Desarrollador» en Excel.

1. Haz clic derecho en cualquier lugar de la cinta de opciones y selecciona «Personalizar la cinta de opciones».
2. En las opciones de «Personalizar la cinta de opciones», asegúrate de marcar la casilla «Desarrollador» en la columna de la derecha.
3. Haz clic en «Aceptar» para habilitar la pestaña de «Desarrollador» en la cinta de opciones. Posteriormente se revisa en el menú superior y ya debería aparecer el menú «Desarrollador».

Paso 3: Abrir el Editor de Visual Basic

1. Ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en el botón «Visual Basic» o presiona «ALT + F11» para abrir el Editor de Visual Basic (VBE).
2. También podría abrirse haciendo clic derecho en la hoja donde se trabajara, y elegir la opción de «Código»

Paso 4: Crear el Código VBA para Base de Datos en Excel

Dentro del Editor de Visual Basic, copia y pega el siguiente código en la ventana del objeto

Option Explicit
Sub CrearBaseDeDatos()
Dim ws As Worksheet
Dim tbl As ListObject
‘ Verificar si la hoja «Base de Datos» existe, si no, crearla
On Error Resume Next
Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(«Base de Datos»)
On Error GoTo 0
If ws Is Nothing Then
Set ws = ThisWorkbook.Worksheets.Add
ws.Name = «Base de Datos»
End If
‘ Verificar si la tabla «TablaDatos» existe, si no, crearla
On Error Resume Next
Set tbl = ws.ListObjects(«TablaDatos»)
On Error GoTo 0
If tbl Is Nothing Then
Set tbl = ws.ListObjects.Add(xlSrcRange, Range(«A1»), , xlYes)
tbl.Name = «TablaDatos»
tbl.ListColumns.Add
tbl.ListColumns(1).Name = «Nombre»
tbl.ListColumns.Add
tbl.ListColumns(2).Name = «Correo Electrónico»
tbl.ListColumns.Add
tbl.ListColumns(3).Name = «Teléfono»
End If
End Sub

Interpretación del Código VBA

A continuación la interpretación del código anterior:

Este código crea de forma automática una tabla llamada «TablaDatos» en la hoja «Base de Datos» con tres columnas: «Nombre», «Correo Electrónico» y «Teléfono». Si la hoja o la tabla ya existen, el código simplemente se salta la creación.

Paso 5: Ejecutar la Macro

1. Cierra el Editor de Visual Basic y asegúrate de guardar el libro con extensión .xlsm (habilitado para macros).
2. Vuelve a la hoja de Excel. A estas alturas ya estas listo para ejecutar tu matriz.
3. Ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en «Macros» (o presiona «ALT + F8»).
4. Selecciona «CrearBaseDeDatos» en la lista de macros y haz clic en «Ejecutar».

De esta manera se crea una base de datos en Excel utilizando una macro con código VBA. Puedes ingresar los datos de los clientes potenciales directamente en la tabla «TablaDatos» y ampliarla según sea necesario.

Sin duda alguna el VBA que Excel ofrece para crear soluciones se puede aplicarse a proyectos más complejos y personalizados. Esto nos confirma que el potencial de Excel es enorme cuando se utiliza todas las herramientas disponible.